为积极响应省工商联支持民营企业经济发展政策,江西心者律师事务所于2022年7月9日面向江西省标识(广告)行业协会成员企业开展了一项企业风险健康体检活动。本所在整理、归纳江西省标识(广告)行业协会成员企业填写的《企业法律风险体检表》的基础上,经过科学的调查、分析和评估,针对标识(广告)行业企业常见法律风险及应对策略,特出具本分析报告(其他行业亦可参考)!
公司章程使用工商局模板,需结合实际情况审查是否适用,否则存在无法有效保障公司及股东权益的风险。
建议进一步完善公司章程,对相关事项表决方式进行明确约定,对于《公司法》规定的由股东自行约定或可以自行约定的内容,可根据公司实际情况进行完善。
除公司章程外,签署股东内部协议,存在公司章程与股东之间的内部真实合意不一致的情形,从而影响公司治理与发展,导致公司治理僵局,或产生股东权利义务分配不明确或不合理的风险。
建议尽可能避免签署股东内部协议,或签署时着重审查协议内容是否与公司章程不一致,或根据实际情况修改公司章程。
股东未按公司章程履行出资义务,存在股东需在认缴出资范围内对公司债务承担连带责任的风险。
建议及时按照公司章程履行出资义务,有效避免诉累。
如股东实物出资未进行客观评估作价、未依法办理财产权转移手续,公司对外负债或进入破产清算程序后,股东或需承担连带清偿责任。
建议对股东的实物出资进行合法且客观的评估作价,并及时完成权属变更手续。对于不动产出资,及时到相关部门办理过户登记;对于不动产,及时交付公司。
股权代持存在股份不稳定、决策不顺畅、代持股东侵害隐名股东合法权益等风险。
对公司股东进行规范管理,尽可能减少股权代持现象的发生。
如没有员工持股,存在公司激励机制不完备,从而影响公司治理和发展的风险;如存在员工持股,但未签订书面协议,未对员工持股条件加以限制,如员工突然离职主张变现或出现其他事由,将会引发较大的争议,影响公司治理与发展。
建议根据公司实际情况导入规范合理的股权激励制度,并与员工签订书面协议,为企业发展激发内核动力。
未按照《公司法》规定及公司章程约定设立股东(大)会、董事会(执行董事)、监事会(监事),或未按照规定及约定召开股东(大)会、董事会、监事会,或未按照规定及约定形成书面决议,存在决策程序不合法导致决议无效、决策不顺畅等风险。
建议严格按照《公司法》规定及公司章程约定设立股东(大)会、董事会(执行董事)、监事会(监事),并按时召开股东(大)会、董事会、监事会,就公司相关事项形成有效的书面决议。
如不分红或长期不分红,则会导致公司中小股东流失、中小股东提出提出相关诉讼,使公司陷入诉累等风险。
建议依照法律规定和公司章程约定,结合公司实际经营情况,及时依法修改完善公司章程,并明确利润分配的具体事宜,实现公司利润分配机制规范有序,以避免因小失大,引起股东的不满,影响公司的正常经营。
实际经营内容与营业执照登记的经营范围不一致、实际办公地址与营业执照登记的住所地不一致,存在无证经营、非法经营,被处以行政处罚,甚至刑事处罚的风险。
建议登记事项发生变更的及时办理变更登记。
通过股权整合资源能力较弱,难以形成较大规模,不利于公司发展壮大。
建议根据实际情况搭建好股权架构,充分利用股权整合资源,有规划、有目标的发展运营,往往会事半功倍。
合同管理方面
在签署合同前存在未审查合同相对方主体资格及信用、授权代表等情况,可能会因未尽到审慎义务,致使合同无效、合同履行不能或后期收不回合同款项,造成较大损失等风险。
合同首页与尾页留存的主体不一致,存在无法确定合同主体,导致履约或维权难等问题。
先履行后签合同,容易导致合同签订前的履行过程中存在较大的不确定因素,双方权利义务不明确,法律责任界定不清,容易产生较大法律纠纷,扰乱公司正常管理秩序。
同一类型合同不统一不规范,往往会造成重复工作,耗费大量的人力物力财力,并且合同质量参差不齐,标准不一,不利于公司管理。
合同签署过程中如未明确合同主要条款,尤其是合同价款、支付方式、权利义务、送达条款、争议解决条款、违约条款等等;合同签订后没有对往来材料及时归档并有专人跟进,一旦发生争议或将存在维权难等问题。
建议设立专门的合约管理部门,建立合同管理制度,对合同拟定、审批、签订、履行、跟进、补充变更、归档等全流程进行规范管理。
劳动人事方面
招聘时未设置录用条件,如后续以不符合录用条件为由解除试用期员工,存在违法解除劳动关系需支付大额经济赔偿金的风险。
如未与员工签订劳动合同,存在员工离职后以未签劳动合同要求支付十一个月工资差额的风险;如自用工之日起超过一年未签订,视为签订无固定期限劳动合同;另外如不签劳动合同造成员工损失的,公司还需承担赔偿责任。
如未与员工缴纳社保,或以工资形式发放社保补贴,存在员工离职后以未交社保为由要求公司支付经济补偿金的风险。
如安排员工参加培训,但未签署培训服务期限协议,存在员工随意违约离职,增加公司用人成本,但又无法向员工索赔的风险。
如未制定明确的内部规章制度、员工手册,且未向员工说明,并要求员工签字存档,如欲以员工违反规章制度解除劳动关系,但无相应证据进行佐证,存在无法证明合法解除劳动关系支付经济赔偿金的风险。
如没有设置员工离职审查及交接制度,存在劳动关系未明确解除继续计算工作年限,导致经济补偿金金额增加的风险,另外未及时进行交接也会影响公司正常管理与经营。
如未与高管及核心员工签订保密协议、竞业禁止协议情形,存在高管、核心员工离职后带走公司商业秘密、客户资源、购销渠道等,给公司造成极大损失。
建议严格按照《劳动合同法》及相关法律规定合法用工,并建立劳动人事规章制度,从员工招录、签订劳动合同、缴纳社会保险、参加培训、出勤考核、绩效考核、保密约定、离职交接、工伤处理等方面进行规范,并建立一人一档,进行妥善保管。
财务管理方面
很多公司财务会计与出纳由同一人担任,并且未设立规范的财务审批制度。表面上节约了公司的人力成本,实际上既违反法律规定,又带来不小财务隐患,可能会出现财务人员中饱私囊、账目混乱等情况,对公司财产安全产生较大影响。
如付款前未要求相对方开具相应发票,存在对方收款后拒开发票,公司无法抵扣税款,增加公司成本的风险。
使用商票付款或收款时,如不了解商票的使用方式,则可能会导致超过相关时效,而无法或较难获取相应款项,从而加大公司收账成本。
建议严格按照法律规定制定财务管理制度,聘用专业会计与出纳人员,规范财务人员的职责及出入账审批流程。
印章管理方面
很多公司既未安排专人管理印章,又未在使用印章后进行登记,甚至允许或默认他人雕刻公司印章,存在印章随意加盖,致使公司对外莫名承担责任的法律风险。
很多公司往往为了便宜行事,在空白合同、空白纸张等空白文书上加盖公司印章,往往会出现与公司实际意志不相符,或被居心叵测之人使用,致使公司承担较大经济损失、承担行政责任,甚至刑事责任的法律风险。
建议严禁私刻印章的行为,制定印章管理制度,细化印章加盖流程,并安排专人对印章的使用进行管理和登记。
法律风险防控及诉讼方面
很多公司没有专人对公司法律风险进行把控,更没有专人负责诉讼、仲裁案件,从而出现案件跟进不及时、诉讼材料整理不全面等问题,导致大量案件败诉,对公司信誉产生不良影响。